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A importância da rotina na gestão

Em uma sociedade cada vez mais dinâmica, com novas tecnologias, sistemas e informações disponíveis a todo o instante, manter o foco naquilo que realmente importa não é tarefa fácil. Em uma empresa, a perda de foco é corriqueira e perigosa, ainda mais se for somada a outros obstáculos comuns no dia a dia da organização.


A procrastinação, a insatisfação de colaboradores, a falha de comunicação entre os membros de uma mesma equipe ou mesmo a ausência de instrução e treinamento adequados afetam a execução de tarefas cotidianas e extremamente importantes.


Por isso, a importância da manutenção de uma rotina na gestão das empresas. Esse processo é responsável por nortear as atividades diárias realizadas nas organizações, a fim de que todos colaboradores da equipe entendam seus deveres e responsabilidade e os executem com excelência.


A criação de uma rotina pode ser utilizada na administração de qualquer setor de uma empresa, seja na gestão financeira ou de pessoas, no marketing ou no atendimento ao cliente.

Criando uma rotina

Não há fórmulas exatas para a criação de uma rotina saudável, mas sim passos que tornam mais fáceis esse gerenciamento.

1. Análise dos processos:


O primeiro deles diz respeito à análise da padronização dos processos de uma empresa, analisando como cada tarefa é executada e quais os impactos – positivos ou negativos – que essa forma de execução tem gerado. A criação de um mapa de processos pode ajudar a ilustrar melhor cada etapa e a ordem em que são executadas dentro da organização.

2. Elencar processos que precisam ser melhorados:

A partir da identificação dos impactos positivos e negativos, torna-se possível elencar os processos que, propriamente, necessitam de um gerenciamento de rotina.

3. Estipular metas para as melhorias:

Em busca da padronização e otimização de resultados, o gestor deve estipular metas para realizar as melhorias dos processos entre sua equipe e capacitar os colaboradores para que compreendam a relevância das mudanças apontadas.

A comunicação assertiva, a integração entre a equipe e a busca pela perfeição, a partir da concretização das metas, farão com que se otimize o tempo e a qualidade dos processos.


Na elaboração de uma rotina de gestão, é imprescindível para o gestor assumir o papel do líder – da pessoa que trabalhará com foco no cumprimento das metas em cada processo e na motivação da equipe. Além de instruir sobre os padrões impostos que culminam em resultados satisfatórios, o líder de cada setor deverá estar atento às necessidades e opiniões dos colaboradores, que podem ser importantes para identificar possíveis gargalos ou oportunidades de melhoria dentro da empresa.


O líder deve ser uma pessoa com boas habilidades de comunicação, tendo em vista que o processo de instauração de uma rotina envolve desconfortos comuns a colaboradores já acostumados com os antigos processos: lidar com mudanças, adaptações e com a necessidade da fuga da zona de conforto.


Oportunizar capacitações de liderança para a pessoa que ficará encarregada em engajar a equipe na execução das novas práticas é relevante para garantir a excelência na rotina de cada setor.


Ainda, é importante aproveitar todas as opções tecnológicas disponíveis hoje no mercado para tornar a administração das rotinas mais simples e eficaz. Investir em um sistema de gestão integrada, que reúna dados de todos os setores, é crucial para otimizar resultados.


Além disso, é aconselhável automatizar algumas tarefas manuais que costumam demandar um período importante de tempo. Com isso, os colaboradores poderão se dedicar a atividades mais estratégicas, que se traduzam em resultados.

Benefícios gerados por uma rotina organizada na gestão

Os benefícios parecem claros, mas quando relacionados, demonstram a relevância de uma rotina bem implantada em uma empresa. Entre os principais deles é possível destacar:

- Padronização do trabalho, tornando os processos mais simples e efetivos;

- Capacitação da equipe, fazendo com que todos se sintam pertencentes e motivados a alcançar resultados eficazes;

- Melhor compreensão das necessidades da empresa e de seus clientes;

- Gestão e consequente otimização do tempo;

- Alinhamento dos valores da empresa;

- Eliminação do retrabalho;

- Clareza na quantidade necessária de colaboradores para desempenhar cada tarefa;

- Identificação de gargalos e pontos fracos de cada processo;

- Garantia de satisfação dos clientes;

- Redução de custos;

- Transformação de pontos fracos em oportunidades de melhoria;

- Qualificação do trabalho executado;

- Aumento de produtividade.

Mesmo com os desafios que giram em torno das mudanças e adaptações, os benefícios gerados com a implantação de uma rotina compensam o esforço de todos. Gestores e colaboradores integrados e satisfeitos com seu ambiente de trabalho entregam melhores e mais potentes resultados.


Como é na sua empresa? Tire um tempinho para analisar as rotinas e veja onde podem ser feitas melhorias, você e sua empresa ganham muito com isso.

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